Resulta habitual que, en la estrategia de marketing de productos o servicios, se organicen concursos a través de los cuales la entidad organizadora requiera a los participantes presentar una obra original, ya sea una composición musical, un diseño artístico u otra forma de expresión creativa, a cambio de la posibilidad de ganar un premio en metálico o en especie. A raíz de esto, surge la duda sobre qué debe hacer el organizador para que la gestión del concurso sea correcta, ya que en estos casos el alcance de la acción es mayor que en un concurso habitual.
A continuación, abordamos los aspectos más importantes que, desde el punto de vista de la propiedad intelectual, deben tenerse en cuenta cuando se organiza este tipo de acciones, y especialmente cuando la intención es explotar la obra con posterioridad. En primer lugar, y antes de abordar este tema, debemos recordar que las creaciones intelectuales, en cuanto ostenten el carácter de «Obra» generan derechos para sus autores. Estos derechos son los morales, de carácter irrenunciable, y los de explotación, que facultan al autor a explotar su obra de cualquier forma. Los de explotación pueden transferirse.
El papel del Organizador
El «Organizador» deberá considerar en su estrategia al menos dos aspectos relevantes: primero, la redacción de las bases legales de participación, que serán los términos que regularán el concurso. Y segundo, un contrato de cesión de derechos de explotación, para ser firmado posteriormente con la persona ganadora.
1. Bases legales de participación
Los términos de participación, además de considerar aspectos generales, como por ejemplo las fechas de vigencia, la definición de las personas habilitadas para participar, el ámbito territorial del concurso y la forma de elección de la persona ganadora, entre otros, deberá incluir de forma especial los siguientes puntos:
- Finalidad clara y precisa. En este punto, el Organizador deberá definir de forma clara qué finalidad quiere cumplir y qué desea hacer con la obra ganadora. Premiar sólo la creatividad no es lo mismo que querer darle un destino posterior a la obra. Supongamos, por ejemplo, que a través del concurso se busca un diseño para el packaging de la edición especial de aniversario de un producto. En este caso, se tendrá que especificar ese objetivo, las unidades previstas, el periodo de venta al público del producto, etc. De este modo la persona participante sabe desde el principio que participar implica el cumplimiento de una finalidad más allá del concurso.
- Mecánica de participación y requisitos específicos. Otro aspecto importante a considerar, y vinculado estrechamente con la finalidad, es la mecánica de participación y las reglas que se impondrán para participar. En otras palabras: qué debe hacer la persona interesada si desea presentar una obra. En una acción de estas características, y debido a la especial naturaleza de lo que se solicita, se deberá prestar especial atención a las condiciones que debe cumplir la obra para entrar a concurso. Es un punto importante que debe estar en completa armonía con las finalidades que se busca cumplir por parte del Organizador. De esta forma, en el ejemplo del diseño, se tendrán que especificar aspectos tales como la temática del diseño, patrón/paleta de colores deseados; si existe obligación de utilizar determinados elementos; formato; técnicas artísticas; uso de aplicaciones concretas, y en general cualquier otro que para la Organización sea un requisito para que ese diseño sea válido.
- Garantía de autoría y originalidad. Es imprescindible que las bases exijan la autoría y originalidad de la obra presentada, siendo éste un requisito esencial. Siguiendo con el ejemplo anterior: el objetivo es incorporar el diseño ganador en un producto. Para garantizar la explotación pacífica de la obra, la persona ganadora debe tener todos los derechos sobre ésta. Así el Organizador queda exento de responsabilidades por reclamaciones de terceros que puedan alegar algún derecho sobre ese diseño. Además, es recomendable requerir que la obra sea inédita y que no se haya presentado en otros concursos anteriormente.
2. Acuerdo posterior de cesión de derechos de explotación
Este acuerdo debe firmarse entre la persona ganadora (cedente) y la entidad organizadora (cesionario), una vez finalizado el concurso. La primera recomendación relacionada con este punto es incluir en las bases legales de participación la exigencia para el ganador/a de firmar este contrato. Este documento tendrá como objetivo formalizar la cesión, ya que ésta requiere de acuerdo específico entre cedente y cesionario.
En cuanto a los requisitos del acuerdo, éste deberá especificar los detalles de la cesión, como son, entre otros:
- Los derechos que serán objeto de cesión y que posibiliten cumplir con la finalidad prevista: reproducción, distribución, comunicación pública, transformación de la obra… según sea el caso.
- El ámbito territorial: dónde se explotará la obra.
- Vigencia de esa cesión: por cuánto tiempo se podrá explotar.
- La exclusividad o no exclusividad de la cesión.
- La exigencia de originalidad de la obra.
- Otros requisitos relevantes.
Es importante considerar que este acuerdo de cesión de derechos no puede sobrepasar las finalidades estipuladas en las bases de participación. Si en las bases legales se estableció expresamente que el objetivo del concurso era elegir un diseño para el packaging del producto, esa debe ser la finalidad. No podemos «sorprender» a la persona ganadora, exigiendo que la misma cesión de derechos de PI sea válida para hacer merchandising, porque esa finalidad no se consideró de forma transparente al inicio. Si en el futuro surgen ideas para utilizar la obra de otras maneras, será necesario establecer nuevos acuerdos. Esas nuevas formas de explotación tendrán que ser objeto de acuerdo previo y expreso. En ningún caso la falta de pacto en este sentido puede condicionar el cumplimiento de las condiciones del concurso, como la entrega del premio.
Además de todo lo anterior, es recomendable contar con asesoría en materia fiscal, ya que este tipo de acciones generan obligaciones especiales que deben considerarse al momento de ser diseñadas.
