- La aplicación web ofrece una versión gratuita y permite gestionar presupuestos, listas de tareas y proyectos de trabajo en un mismo espacio.
- Notion Calendar, lanzada en enero del 2024, integra las funcionalidades de Google Calendar y de Notion en una sola aplicación.
Ser creativo y trabajar por cuenta propia son dos factores que requieren de un alto nivel de organización. Para ello, existe una lista infinita de herramientas y aplicaciones web enfocadas a mejorar el flujo de trabajo –ya sea individual o en equipo– e incrementar los niveles de eficiencia y productividad. Seguramente, las más conocidas son Jira –diseñada principalmente para equipos de desarrollo de software–, y Trello –basada en el sistema de tarjetas que utiliza el método Kanban–. Sin embargo, la principal aliada para artistas y creadores de contenido es, sin lugar a dudas, Notion. Se trata de un organizador personal que fusiona la versatilidad de un organizador de tareas con la flexibilidad de una herramienta de creación de contenido.
Además, a diferencia de otras aplicaciones parecidas, Notion cuenta con una versión gratuita.
¿Qué es Notion?
Notion se basa en un sistema de relaciones, combinando y conectando notas, bases de datos y proyectos en una sola herramienta. Con una interfaz intuitiva y altamente personalizable, se adapta a las necesidades de cada usuario, permitiendo crear espacios de trabajo únicos y funcionales. Desde la organización de tareas hasta la creación de wikis colaborativas, ofrece un lienzo en blanco donde poder explotar la creatividad al máximo.
Esta herramienta es, además, ideal para trabajar en equipo, ya que brinda la posibilidad de compartir y colaborar en un mismo espacio de trabajo y en tiempo real. De esta manera, cada participante puede dejar comentarios y realizar cambios sin problemas. Por otro lado, desde Notion se pueden crear tableros Kanban –divididos en tres columnas: pendientes, en progreso y hechas– para facilitar la gestión de proyectos en coordinación con un equipo de trabajo.
¿Cómo funciona Notion?
Uno de los puntos fuertes de Notion es que presenta una estructura modular, es decir, un lienzo en blanco en el que cada uno puede insertar los bloques de contenido que desee y manipularlos de muchas maneras. Estos bloques pueden contener desde texto y listas de tareas hasta tablas y archivos multimedia. Además, ofrece plantillas prediseñadas para una variedad de usos, desde la gestión de proyectos hasta la planificación de viajes, lo que facilita la puesta en marcha, incluso, para aquellos sin experiencia previa en organización.
Así, al abrir la aplicación web, los usuarios encuentran en la columna lateral izquierda un espacio donde organizar los diferentes espacios de trabajo. Al ser altamente personalizable, cada espacio de trabajo cuenta con un título y un emoticono propio, lo que ayudará a ubicar el contenido. Además, dentro del espacio de trabajo, los usuarios pueden personalizar la portada –con un color, una imagen predeterminada o una fotografía propia–, el tipo de letra, el tamaño del texto y la ubicación de todos los elementos que se puedan añadir.
La capacidad de crear relaciones entre diferentes elementos dentro de Notion es otra característica a tener en cuenta. Los usuarios pueden vincular páginas, bases de datos y bloques de contenido, lo que permite construir sistemas complejos y conectados que se adaptan a la forma en que cada individuo trabaja. De esta manera, mediante la barra lateral (“/”) se despliegan una infinidad de opciones, entre ellas, nuevas páginas que redirigen al usuario a un nuevo contenido relacionado.
¿Cómo hacer listas de tareas en Notion?
Una de las opciones favoritas en Notion es la posibilidad de crear listas de tareas. Una buena manera de organizar el trabajo a realizar, sin pasar por alto ningún detalle, y cumplir todos los objetivos que se hayan fijado. Para ello, dentro del espacio de trabajo, se debe añadir un slash (“/”) y elegir la opción ‘lista’. Una vez creada la lista, esta se puede personalizar con un título y un emoticono. En cada lista, se puede añadir la cantidad de elementos (tareas) que se desee. En la parte superior de la lista, aparece un símbolo de tres puntos (“…”), desde el que se pueden añadir diferentes propiedades: fecha de entrega, tema o etiqueta, números, documentos y un check box, que permite marcar dentro de una casilla si la tarea se ha realizado.
¿Cómo crear un presupuesto en Notion?
Herramientas como Microsoft Excel y Apple Numbers son, generalmente, las elegidas para generar todo tipo de presupuestos y hojas de cálculo. No obstante, Notion es, indudablemente, una buena alternativa para gestionar y planificar budgets, ya sean relativos a proyectos de trabajo o a las finanzas personales. La principal ventaja respecto a las otras plataformas es que permite administrar presupuestos desde el mismo espacio de trabajo donde se ubican otras tareas y elementos clave para cada uno, evitando, así, saltar de programa en programa. Al igual que en otras aplicaciones, desde Notion es posible recurrir a una plantilla ya existente para elaborar un nuevo presupuesto, ya sea propia del programa o una creada por otro usuario.
Pese a ello, crear un nuevo presupuesto es una tarea muy fácil e intuitiva. Para empezar –ya sea dentro del espacio de trabajo o en una nueva página (“/”+”nueva página”) – se debe crear una nueva base de datos –mediante la barra lateral (“/”)–. Una vez insertada la base de datos, se puede personalizar cada columna, otorgándole un nombre y un tipo de propiedad. Por ejemplo: una columna puede consistir en un número (determinando su naturaleza –monedas o porcentajes–), en una lista de selección (estableciendo una serie de categorías o etiquetas), en una fecha; en un estado; o, incluso, en un archivo multimedia. Además, existe la opción de añadir fórmulas, para sumar o restar dinero o crear porcentajes.
Notion Calendar: la alternativa integrada a Google Calendar
La principal novedad de Notion ha sido el reciente lanzamiento de su propio calendario: Notion Calendar. Un claro competidor a otros calendarios, como Google Calendar, que salió al mercado en enero del 2024.
Este nuevo planificador de Notion cuenta con su propia aplicación, disponible, de momento, solo en iOS. A nivel de propiedades, se trata de una plataforma muy parecida a Google Calendar. De hecho, existe la posibilidad de conectar ambos calendarios. Sin embargo, la principal ventaja que presenta Notion respecto a Google es la posibilidad de integrar el calendario con las bases de datos ubicadas en la aplicación general de Notion. De esta manera, este nuevo servicio, los usuarios pueden disfrutar de los beneficios que ofrecen Google Calendar y Notion al mismo tiempo.
